Администрация Новосибирского района

Отдел архивной службы администрации Новосибирского района Новосибирской области

Отдел архивной службы администрации Новосибирского района Новосибирской области (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Новосибирского района Новосибирской области, созданным в целях ведения архивного дела на территории Новосибирского района Новосибирской области, а также непосредственного хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Новосибирского района Новосибирской области, относящихся к муниципальной собственности, и других архивных документов.
Основные задачи отдела:
1. Осуществление на территории Новосибирского района Новосибирской области полномочий органов местного самоуправления в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», а также законодательством Новосибирской области об архивном деле в Новосибирской области.
2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
3. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения Новосибирского района Новосибирской области и Новосибирской области в целом.
4. Организационно-методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления Новосибирского района Новосибирской области, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Новосибирской области, другие архивные документы.
5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Новосибирского района Новосибирской области, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
6. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области и находящихся на территории Новосибирского района Новосибирской области, при наделении ими Администрации района в установленном порядке.
Функции отдела:
1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образующихся в деятельности органов местного самоуправления Новосибирского района Новосибирской области, организаций, созданных для реализации полномочий муниципальных образований Новосибирского района Новосибирской области, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории Новосибирского района Новосибирской области на всем протяжении его истории, образовавшихся в деятельности территориальных органов государственной власти, в том числе архивных документов органов прокуратуры, суда, налоговых органов, Пенсионного фонда Российской Федерации и других  документов, хранящихся  в отделе; а также документов, созданных в процессе деятельности  администрации района и её структурных подразделений, Совета депутатов Новосибирского района Новосибирской области, переданных из государственной собственности Новосибирской области в муниципальную собственность Новосибирского района Новосибирской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных и религиозных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Новосибирской области, и других архивных документов, передаваемых их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории Новосибирского района Новосибирской области;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
        
2. Осуществляет учет документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области с сфере архивного дела.
3. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в отделе документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение Главе района и реализацию принятых решений.
5. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе, в том числе на основе методических рекомендаций областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела.
6. Составляет списки организаций – источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела и на утверждение данных списков организации – Главе района; ведет систематическую работу по уточнению списков.
7. Организует в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации сроками отбор архивных документов организаций – источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в отдел.
8. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию отдела документами по истории Новосибирского района Новосибирской области, находящимися в архивохранилищах других субъектов федерации и за рубежом, нетрадиционными документами, в том числе записями воспоминаний, материалами кино- и видеосъёмки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов и т.п.
9. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях – источниках комплектования отдела.
10. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Новосибирского района Новосибирской области.
11. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование локальных нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения администрации района и работы архива организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.
12. Обеспечивает в установленном порядке рассмотрение областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций – источников комплектования отдела.
13. Обеспечивает рассмотрение и утверждение областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в отдел.
14 Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций – источников комплектования отдела посредством проведения семинаров, методической и практической помощи в разработке номенклатуры дел и подготовке документов в архив.
15. Оказывает организационно-методическую помощь организациям – источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов.
16. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения администрации района, организаций Новосибирского района Новосибирской области, повышению квалификации работников делопроизводственных служб, внесение предложений в установленном порядке на рассмотрение Главе района и реализацию принятых решений.
17. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, иных организаций Новосибирского района Новосибирской области о составе и содержании документов и фондов отдела по актуальной тематике.
18. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них.
19. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в отделе, готовит копии документов по их запросам.
20. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсией в отдел, ведет публикацию архивных документов.
21. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в отдел документов по личному составу, выдает заверенные копии и выписки из документов.
22. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов.
23. Создает и совершенствует поисково-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, в том числе Справочник о составе и содержании фондов отдела, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных.
24. Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области и находящихся на территории Новосибирского района Новосибирской области, при наделении ими администрации района в установленном порядке.
25. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления Новосибирского района Новосибирской области проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в Новосибирском районе Новосибирской области, совершенствования работы отдела.
26. Направляет информацию, относящуюся к компетенции отдела, для размещения (обновления) в соответствующих разделах сайта администрации района.
 
 Адрес: г. Новосибирск, ул. Планетная, д. 30, корпус 2а. тел. 319-87-53